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Guía de compra de Software de Mesa de Ayuda

¿Qué es un software de Mesa de Ayuda?  

El Software de Mesa de Ayuda es un sistema que permite gestionar las comunicaciones y consultas de los clientes de manera eficiente y multicanal. Con estos software podrás brindar una experiencia integral de atención a través de la personalización y resolución inmediata de problemas.

Mejora el rendimiento del departamento de atención, centralizado toda la información del cliente en un sistema integral para facilitar las tareas diarias de los agentes de resolver preguntas y consultas, realizar seguimientos de interacciones, brindar soporte técnico, programas de mensajes y facilitar chats online.

Con esta herramienta podrás realizar un seguimiento y control de las interacciones y resoluciones de problemas. La gestión de tickets permite delegar las consultas a los agentes especializados para personalizar las respuestas a los clientes y darle prioridad a los problemas de mayor tenor.

Aumenta la satisfacción, el compromiso y la lealtad de los usuarios con una buena experiencia de atención al cliente y la resolución de cualquier tipo de inconveniente en tiempo real.

El objetivo de este tipo de software es facilitar la comunicación con los clientes. Permite responder en tiempo real cualquier consulta y coordinar al equipo de agentes para que logren un contacto fluido entre los clientes y las distintas áreas.

Permite crear métricas para analizar la cantidad de consultas que ingresan, el tiempo de respuesta, la tasa de resolución por representante de atención al cliente y determinar el desempeño del equipo.  

¿Como funciona   una mesa de ayuda?

Los programas de mesa de ayuda brindan un medio de contacto para obtener ayuda mediante un "sistema de tickets" que se encarga de documentar todos los incidentes y así poder realizar seguimientos y priorizar aquellos casos que sean urgentes. 

Una vez este puesta la solicitud los técnicos de Help Desk se pueden comunicar a través de diferentes medios como correo electrónico , chat online o teléfono.

La importancia de la mesa de ayuda en tu negocio estará en la rapidez de solución de incidentes menores que ocurren a diario con los clientes, garantizando su satisfacción y mejorando el KPI de atención al cliente.

Beneficios de una mesa de ayuda

Ya conoces que es una mesa de ayuda y para que sirve, ahora te brindamos una lista de los beneficios que obtienes al implementar programas de mesa de ayuda y sus funciones

1) Soluciones inmediatas

 Con ayuda de la AI de una mesa de ayuda puedes brindarle a tus clientes respuesta a sus problemas en tiempo record.

 2) Automatización de los procesos

Cada vez que un cliente se ponga en contacto con la mesa de ayuda, se creará un registro con sus datos y la situación que presenta, esto optimizará y acelerará la carga de trabajo de los agentes.

3) Soporte continuo

Debido a que la atención es online y de forma remota, la mayoría están configurados para estar en servicio 24 horas 7 días a la semana a través de chatbots.

Aunque esto puede variar algunos software para mesa de ayuda gratis, también pueden adaptarse al soporte continuo mediante chatbots. 

4)Fidelización de clientes 

Conocer y entender a tu cliente es vital para saber como satisfacer sus necesidades y entender sus comportamientos, con estos datos podrás utilizarlos en tus futuras campañas de marketing y así mejorar su experiencia con tu producto o servicio.

5) Mejor comunicación interna

Una de las mejores herramientas de mesa de ayuda es que le brinda acceso a toda la información al equipo completo de atención al cliente, para que de este modo haya mejor comunicación y trabajo en equipo entre todos

6)Seguimiento y evaluación

La mejor forma como se mide el éxito de una mesa de ayuda es mediante el seguimiento y evaluación.

Cada vez que se genere un ticket, se creará un registro de la interacción y si fué exitoso, de este modo podrás garantizar su correcto funcionamiento de una mesa de ayuda y además lograrás ver el desempeño de los técnicos.

Características del Software de Mesa de Ayuda  

  • Alertas y alzada

  • Chat en tiempo real

  • Comunicación multicanal

  • Creación de marca personalizable

  • Enrutamiento automatizado

  • Gestión de la base de conocimiento

  • Gestión de tickets

  • Integración de correo electrónico

  • Portal de autoservicio

Precios del Software de Mesa de Ayuda

Los planes de precios cambian según la oferta de cada software. Pero se detectaron tres tipos de planes. 

 Planes  Precio por agente/mes 
 Plan Basic $15- $30
 Plan Standard  $31- $55
 Plan Enterprise Más de $55

**Precio en dólares

En su mayoría, se cotiza por agente o usuario y a medida que aumenta el plan, se suman funcionalidades extras. A su vez, algunos servicios van escalando por plan, por ejemplo: 

 Funcionalidad  Plan Basic  Plan Standard  Plan Enterprise

 Respuestas   automatizadas 

50 100 500

 Llamadas respondidas

2000 minutos  3000 minutos  5000 minutos

 Sesiones de bots

2000 3000  Ilimitado 

 Buzones

2 5 Ilimitado 

 Almacenamiento de   archivos 

500 MB 5 GB 20 GB

 Integraciones 

150  200 400

Conclusión

Con un software de mesa de ayuda podrás realizar un seguimiento de las consultas e interacciones de los clientes a través de un sistema integral para facilitar las tareas diarias de los agentes.

A la hora de seleccionar algún software de este tipo, no olvides contemplar las funcionalidades que buscas y la capacidad de ellas. Contrata el plan que más se ajuste a tu presupuesto considerando la cantidad de agentes que gestionarán la herramienta. 

Ingresando a ComparaSoftware podrás encontrar distintas opciones de software de atención al cliente y realizar comparaciones entre sí para conocer el software que más se ajuste a tu empresa.


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