La digitalización es un tema hablado y debatido hasta el cansancio. Está claro que funciona. Y se ha convertido en una máquina imparable, a la que te subes o te caes. Sin embargo, para sorpresa de muchos, las últimas empresas en digitalizarse son las más nuevas en comparación con las más antiguas, según el MIT. Y generalmente, el departamento de RRHH es el que queda relegado al fondo de la lista.
Según un estudio de KPMG, solo el 14% de las empresas se han animado a apostar por un software de recursos humanos con inteligencia artificial. Sin embargo, el 80% de los encargados de este departamento reconoce que es un proceso necesario donde herramientas como la IA serán fundamentales.
Pese a los desafíos que entraña la digitalización de un departamento, creemos que la elevación de los índices de productividad (cercanos al 30%) respaldan la implementación de un software de Recursos Humanos. Por eso, te contamos qué es, cómo funciona y cómo elegir el adecuado sin morir en el intento.
¿Qué es el Software de Recursos Humanos?
El software de Recursos Humanos también es conocido como HRIS, por las siglas en inglés para Sistemas de Información de Recursos Humanos. Este programa ayuda al departamento de RRHH a gestionar los datos de los empleados, tales como nóminas, información personal, sueldos, o vacaciones.
Muchos de estos recursos ya incluyen integraciones con programas de nóminas o de seguimiento y contratación.
¿Por qué debería implementar un software de Recursos Humanos en mi empresa?
Las operaciones realizadas por un equipo de RRHH pueden ser sencillas de llevar a cabo en pequeñas empresas. Sobre todo si estas tienen pocos empleados. Sin embargo, si hablamos de una empresa de mayor volumen, tanto como en lo comercial como en la cantidad de trabajadores, las tareas de RRHH pueden hacer colapsar el departamento.
Apenas podrán llegar a completar las tareas más básicas y, si lo logran, con poco margen de efectividad.
1 | Le aporta productividad a tu equipo y procesos
Gestionar el siempre inmenso volumen de datos relacionados con un empleado siempre requiere mucho trabajo. Y también concentración. Lo que la hace una tarea proclive a errores. Con el software de recursos humanos podrán digitalizar la información de cada empleado, y gestionarla desde la misma plataforma.
Además, podrán acceder a la información de la nómina y realizar los cambios que necesiten con información permanentemente actualizada.
2 | Pueden acceder rápidamente a la información
La base de datos centralizada en la nube es, sin lugar a dudas, la joya de la corona de los software de recursos humanos. Esta permite cargar de forma ilimitada toda la información referente a la gestión de personal, como vacaciones y ausencias, evaluación de desempeño, control horario, licencias médicas, y nóminas.
Este programa de gestión del capital humano, además, trabaja el concepto de la transparencia y efectividad en la comunicación interna. Ya que permite que cada trabajador puede acceder a los datos que la empresa tiene sobre él desde cualquier lugar y dispositivo.
3 | Te ayuda a cumplir con la normativa de seguridad de los datos
Cuando hablamos de un software de recursos humanos, no podemos olvidarnos que estamos hablando de los datos de los empleados. Por lo que debemos mantener a la vanguardia nuestros sistemas de seguridad y privacidad de datos en caso de incidencias. Ya sea por factores externos o internos.
Los software para recursos humanos cuentan con estrictas políticas de seguridad de datos. Asegurando no solo los controles de acceso, sino también los permisos de descarga y visualización de documentación crítica. Si vamos un poco más lejos, y posees un programa de recursos humanos con almacenamiento en la nube, te aseguras en un solo paso que estas cumplan con las leyes regionales y globales que regulan estos aspectos.
¿Qué características debe tener un Software para Recursos humanos? Explicación de los principales módulos
Selección y reclutamiento de nuevos empleados
Los procesos de reclutamiento tomarán menos tiempo y marcharán sobre ruedas con un mínimo esfuerzo. Tu departamento de recursos humanos podrá olvidarse de las horas categorizando hojas de vida.
El software para recursos humanos incluye funciones avanzadas para el multiposting, reclutamiento social y el uso de inteligencia artificial para la selección de perfiles adecuados a tus requerimientos.
Evaluación de desempeño
Las características de evaluación de desempeño estarán lejos de considerarse un recurso vigilante para los empleados. Estos permitirán evaluaciones periódicas que muestren los avances o retrocesos en habilidades puntuales, ofreciendo recomendaciones para planes de carrera o incentivos personalizados.
Formación continua del personal
Apoyado en esta última función, será mucho más sencillo planificar la formación continua del personal con un software para recursos humanos. Así verás crecer a tu capital humano en las últimas tendencias. Y observarás cómo aumentan los niveles de productividad mientras te elevas por encima de la competencia.
Control Horario
Este módulo del software de recursos humanos permite el fichaje de ausencias y presencias de tus trabajadores. También te permite visualizar el tiempo de trabajo efectivo y la integración con herramientas digitales web o sistemas biométricos con actualización en tiempo real.
Gestión administrativa
Cumplir con las normativas, y con las distintas políticas y acuerdos estipulados en los contratos, es una excelente forma de fidelizar y cuidar a tu capital humano. Así podrás ofrecer una gestión de las necesidades y derechos laborales de forma totalmente natural, como las vacaciones, permisos o licencias, sin que ninguna parte se vea perjudicada.
Guía de compra de un Software de Recursos Humanos
Ahora ya sabes por qué es primordial que corras a adquirir un software de recursos humanos, y por qué tus encargados de área te lo agradecerán eternamente.
Sin embargo, aún estamos a mitad del camino. La elección del software correcto es una gran parte del éxito de esta implementación. Veamos algunos puntos que deberás tener en cuenta:
1 | Tipos de software de gestión de recursos humanos: Elige el adecuado para tu empresa
Cuando repasamos los distintos módulos de un software para recursos humanos, pudiste notar que existían distintas categorías marcadas. Ahora bien, existen productos que suelen hacer hincapié en una función más que en otra.
Por ello, antes de elegir el programa deberás realizar una auditoría interna de los procesos relacionados con la gestión de los recursos humanos. Esto te permitirá conocer cuál es el área que más soporte necesita o qué funciones específicas necesitan los encargados de este departamento.
2 | ¿Tu software para recursos humanos ofrece analítica de datos?
Estamos en la era de los datos, y si tu software de recursos humanos no ofrece esta opción es un mal inicio. Si cuentas con esta función podrás ejecutar procesos de reclutamiento mucho más efectivos y basados en datos históricos, que reducirán la tasa de error.
También te permitirá visualizar de firma integral la situación de la calidad del talento interno en la empresa. Lo que te ayudará elaborar una propuesta de reclutamiento y capacitación mucho más adecuada a la situación de tu empresa.
3 | ¿Piensas escalar tu empresa?
Si quieres llevar a tu empresa al siguiente nivel, es primordial que tu software de recursos humanos pueda seguirte el paso en la contratación y gestión de la gran ola de personal que llegará a tus oficinas. Asegúrate que este admita planes para una mayor cantidad de usuarios.
4 | ¿De qué forma trabajan tus empleados? ¿Presencial, híbrido o remoto?
La elección de tu software para recursos humanos también dependerá del formato de trabajo de tus empleados. Esta decisión te obligará a inclinarte, por ejemplo, en soluciones que ofrezcan integraciones sólidas con herramientas biométricas para formatos presenciales.
5 | ¿El proveedor trabaja periódicamente en las actualizaciones?
El indicador de salud y estabilidad de un programa de recursos humanos es, en todos los casos, el comportamiento del proveedor. ¿Cuántas veces actualiza su producto? Recuerda que las actualizaciones son mejoras o correcciones de seguridad que facilitarán tu vida y navegación por el software.
Además de un claro indicativo de que el servicio de atención al cliente presta atención a tus quejas y sugerencias.
6 | ¿Has analizado tu presupuesto? Precio del software de recursos humanos
Los planes de precios de un software de recursos humanos varían según sus módulos y funciones especiales. Sin embargo, el costo medio ronda en los 20 USD por usuario al mes en planes intermedios.
Contratación de personal
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