Guía para asistir a una demo de ERP: preguntas, consejos y checklist

Giuliana Oyarzún

La selección de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es, posiblemente, una de las decisiones de infraestructura más críticas que una organización moderna puede enfrentar. 

No se trata simplemente de comprar un programa informático; sino de elegir el "sistema nervioso central" que coordinará tus finanzas, logística, recursos humanos y operaciones durante los próximos cinco a diez años.

Hemos sido testigos de cómo una elección acertada puede catapultar la productividad de una empresa, y cómo una elección basada en marketing superficial puede estancar su crecimiento. La diferencia entre el éxito y el fracaso radica, casi invariablemente, en la calidad del proceso de evaluación. Y el corazón de ese proceso es la demo de ERP.

En esta guía te mostramos todo lo que debes saber para asistir a una demostración de software ERP y poder identificar si es la solución adecuada para tu negocio.

¿Por qué es importante pedir una demo ERP?

Investigar fichas técnicas, leer reseñas y analizar casos de éxito son pasos preliminares muy valiosos. Sin embargo, nada sustituye la experiencia de interactuar directamente con la solución. Solicitar una demo de un sistema erp es el paso lógico para aterrizar las expectativas y confirmar las funcionalidades en un entorno dinámico.

Solicitar y gestionar correctamente una demo de un sistema ERP es vital por tres razones fundamentales:

• Validación de Usabilidad (UX): Un sistema potente, pero difícil de usar provocará resistencia al cambio en los empleados. La demo es el único momento para "sentir" la interfaz.

• Verificación de Flujos de Trabajo: Cada empresa es un mundo. La demo permite comprobar si el software se adapta a los procesos únicos de la organización o si obligará a la empresa a cambiar su forma de trabajar para encajar en el software.

• Evaluación del Proveedor: La calidad de la demostración suele ser un reflejo directo de la calidad del servicio de soporte e implementación futura. Un proveedor desorganizado en la venta, será desorganizado en la posventa.

La preparación: El trabajo comienza antes de la videollamada

El error más común que observamos en las empresas es llegar a la demostración "para ver qué nos ofrecen". Esto entrega el control total al vendedor, quien mostrará solo lo que el sistema hace bien y ocultará sus debilidades.

Para retomar el control, recomendamos una fase de preparación.

A. Definir el "Comité de Evaluación" (El Dream Team)

No basta con que asista el Gerente General o el Director de IT. Se necesita una visión 360 grados. Sugerimos convocar a los siguientes perfiles:

• El Patrocinador Ejecutivo (Sponsor): Generalmente el CEO o Director Financiero. Su rol no es ver cada botón, sino evaluar la viabilidad económica, el retorno de inversión (ROI) y si la herramienta ofrece la inteligencia de negocios (BI) necesaria para la toma de decisiones estratégicas.

• El Gestor del Proyecto (Project Manager): Es el responsable de que la demo siga la agenda. Debe tener la autoridad para interrumpir al demostrador si se desvía del tema y asegurar que todas las preguntas del equipo sean respondidas.

• Los Usuarios Clave (Key Users): Son los verdaderos jueces. El Jefe de Almacén, la Contadora Principal, el Responsable de Producción. Ellos son quienes detectarán si el proceso de "Recepción de Mercancía" es realista o si falta un campo crítico en la "Factura de Proveedor".

• El Responsable de Tecnología (IT Manager): Su función es "mirar el detrás de escena". Debe evaluar la seguridad, la infraestructura, las integraciones (API) y la escalabilidad técnica.

B. Identificar los "Dolores" y el Guion (Script)

Antes de contactar al proveedor, la empresa debe listar sus Puntos de Dolor. ¿Por qué están buscando un ERP? ¿Fallan los inventarios? ¿La facturación es lenta? ¿No hay trazabilidad?

Puedes enviar al proveedor, con 48 horas de antelación, un guión de demostración. Como por ejemplo:

"Queremos ver el flujo específico de: Creación de un pedido de cliente urgente -> Verificación de stock -> Emisión de orden de compra al proveedor por falta de stock -> Recepción de mercancía -> Facturación y Cobro".

Esto le da la señal al proveedor para preparar una demo de un sistema ERP más personalizada y evita las generalidades.

Tipos de Demostración y sus escenarios

Entender qué tipo de demostración se está presenciando es crucial para ajustar las expectativas. En el mercado de los software ERP, identificamos principalmente tres formatos de demostración:

La Demo Estándar (Visión General)

Es una presentación "enlatada". El proveedor utiliza una base de datos ficticia genérica (ej. "Empresa Demo S.A.").

• Cuándo es útil: En las primeras etapas de exploración, para filtrar proveedores y entender la "filosofía" de navegación del sistema.

• Limitación: No prueba si el sistema maneja la complejidad real de su negocio.

La Prueba de Concepto (Proof of Concept - PoC)

Esta es la demostración “real”. Aquí, la empresa entrega una muestra de sus propios datos (artículos, clientes, lista de precios) al proveedor para que los cargue en el sistema.

• Cuándo es útil: Antes de la firma final. Permite ver sus propios productos y códigos dentro del software.

• Ventaja: Si el sistema falla o es lento con sus datos reales, lo sabrán antes de pagar.

La Demo de Escenario o “Un día en la vida” (Day in the Life)

Se simulan situaciones cotidianas y también situaciones de crisis (devoluciones masivas, cambios de precios repentinos).

• Cuándo es útil: Para evaluar la flexibilidad y la capacidad de respuesta ante imprevistos.

Especialización: no todos los ERP son iguales

Un aspecto que en ComparaSoftware siempre recalcamos es la importancia de la verticalización. Un ERP genérico puede funcionar, pero uno especializado habla el idioma del cliente. 

Durante la demo, deben buscarse estas funcionalidades específicas:

• Para Construcción: La demo debe mostrar gestión de obras, certificaciones de avance, control de subcontratas y análisis de desviación presupuestaria por proyecto.

• Para Manufactura/Fabricación: Es imperativo ver el MRP (Planificación de Requerimientos de Materiales), gestión de listas de materiales (BOM), control de mermas y costos de producción en tiempo real.

• Para Retail/Comercio: La velocidad del TPV (Punto de Venta), la integración con e-commerce, la gestión de tallas y colores, y la fidelización de clientes son claves.

• Para Alimentación/Farmacéutica: La prioridad absoluta es la trazabilidad (lotes y fechas de caducidad), control de calidad y cumplimiento de normativas sanitarias vigentes.

Preguntas Clave para el Proveedor

La calidad de las respuestas también dependerá de la calidad de tus preguntas. Hemos recopilado una batería de preguntas técnicas y estratégicas que puedes hacer con tu equipo durante la sesión:

Sobre la Solidez y Experiencia del Proveedor

• ¿Cuántos años de experiencia tienen en nuestro sector específico? No es lo mismo implementar en banca que en agricultura. Busquen referencias comprobables.

• ¿Quién realizará la implementación? ¿Es el mismo proveedor o subcontratan a un partner tercero? Esto afecta la responsabilidad en caso de fallos.

Sobre Tecnología e Infraestructura

• ¿Qué tipo de arquitectura tiene el ERP? ¿Es 100% Cloud (SaaS), es On-Premise (instalado en servidores locales) o es un modelo híbrido?

• ¿Cuáles son los requisitos previos de infraestructura? ¿Necesitamos comprar servidores nuevos? ¿Qué ancho de banda de internet es indispensable para que no funcione lento?

• ¿Mis datos están seguros y dónde se alojan? Exijan saber sobre protocolos de encriptación, frecuencia de copias de seguridad (backups) y la ubicación física de los data centers (soberanía de datos).

• ¿Se integra con mis otras aplicaciones? Pregunten específicamente por la API: ¿Es abierta? ¿Tiene costo conectarlo con un CRM como Salesforce o una tienda Shopify?

Sobre Implementación y Soporte

• ¿Cuál es el tiempo promedio de implantación? Sean escépticos con respuestas como "en dos semanas estará listo". Pidan cronogramas realistas basados en empresas de su tamaño.

• ¿Cómo se migran los datos de mi sistema anterior? ¿Tienen plantillas de Excel para importar clientes y stocks masivamente o hay que teclearlo todo a mano?

• ¿Qué tipo de formación ofrecen? ¿Son cursos presenciales, webinars grabados o una academia online? La capacitación es crítica para el éxito.

Checklist de evaluación para una demo ERP

También es útil usar una tabla de puntuación para tener un poco más claro el panorama y poder comparar las diferentes demos ERP. Recomendamos calificar del 1 al 5 los siguientes aspectos detallados:

Consejos y tips para asistir a una demo ERP

Para finalizar, te compartimos esos consejos y tips que se utilizan para ver más allá de la presentación de ventas.

Valorar el Factor Humano

El consultor que realiza la demo suele ser un experto en la herramienta. Aprovechen su conocimiento. 

Si el demostrador domina la terminología de su industria y ofrece buenas prácticas durante la presentación, es un excelente indicador de la calidad del equipo humano que respalda al software. 

Vean al consultor como un asesor, no solo como un vendedor.

Explorar Escenarios Reales (Casos Border)

Es útil pedir al proveedor que muestre cómo el sistema maneja situaciones cotidianas pero complejas, como una devolución de mercancía, un cambio de precios o una corrección de facturas. 

Esto no es para "poner a prueba" al software negativamente, sino para entender la robustez y la flexibilidad de la herramienta ante la realidad operativa de la empresa.

Fomentar la Transparencia en los "Gaps"

Ningún software cubre el 100% de las necesidades de una empresa al salir de la caja. Si identifican una funcionalidad que falta, dialoguen abiertamente sobre ello. 

Un buen proveedor será honesto y propondrá soluciones: un desarrollo a medida, una integración o una actualización futura (roadmap). 

Valorar esta honestidad es clave para una relación de confianza a largo plazo.

Grabar para Repasar

Siempre con el consentimiento del proveedor, es muy útil grabar la sesión. Esto permite al equipo repasar detalles técnicos con calma y compartir la información con otros tomadores de decisiones que no pudieron asistir. 

Además, ayuda a recordar las respuestas precisas sobre dudas complejas.

Escucha Activa

Presten atención no solo a lo que hace el software, sino a las recomendaciones del proveedor. 

A veces, ellos sugieren cambiar un proceso interno para adaptarlo a una "mejor práctica" de la industria que el software ya incorpora. Mantener la mente abierta a estas sugerencias puede traer grandes eficiencias a la organización.

Asistir a una demo ERP es un ejercicio de investigación. Más allá de los gráficos y las novedades, es importante buscar la funcionalidad, la robustez y, sobre todo, la empatía del proveedor con tus necesidades empresariales.

Utilizar esta guía para preparar a tu equipo y hacer las preguntas difíciles garantizará que, al final del día, tu empresa no solo adquiera un software, sino un verdadero socio tecnológico para el futuro.

¿Estás listo para dar el siguiente paso? Nuestros asesores pueden ayudarte a pre-seleccionar la lista corta de proveedores que cumplen con estos altos estándares, ahorrándote horas de búsqueda infructuosa. Contacta en nuestro chat para solicitar una llamada o asesoría y sigue estos pasos para asistir mejor preparado a un demo ERP.